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Consentement du client

Le formulaire de consentement de Valeurs mobilières Dundee Ltée est contenu dans le Formulaire de demande d’ouverture de compte – Nouveau client ou, dans le cas d’une convention de conseils financiers, dans la lettre d’engagement ou le contrat applicable. Les clients peuvent également avoir à donner leur consentement s’ils acquièrent un produit ou un service après l’ouverture de leur compte. Le consentement peut être accordé par un représentant autorisé du client (p. ex. un tuteur légal ou une personne détentrice d’une procuration).

Votre conseiller peut à l’occasion vous proposer des produits et des services qui ne sont pas offerts par Dundee. Votre conseiller est tenu d’obtenir votre consentement avant d’utiliser vos renseignements personnels à des fins non liées avec Dundee. Dans certains cas, vos renseignements personnels peuvent être divulgués sans votre consentement s’ils sont demandés par un tribunal, un organisme de réglementation ou d’autoréglementation ou encore par les conseillers juridiques de Dundee en vue de protéger les intérêts de cette dernière.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable, en avisant votre conseiller en placements ou l’agent de la protection des renseignements. Des obligations juridiques ou autres peuvent vous empêcher de le faire, et votre décision à cet effet peut restreindre la gamme des produits et services que Dundee peut vous offrir.

Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation


Dundee utilise et divulgue les renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que le client n’autorise leur utilisation ou leur divulgation pour une autre raison ou qu’une loi applicable n’oblige ou n’admette d’autres utilisations. L’information concernant un client contenu dans son dossier sera conservée pendant la période habituelle de sept ans suivant la fermeture du dossier ou la date du dernier service offert au client.

Des politiques, des procédures, des lignes directrices et des mesures de protection ont été mises en place pour assurer la protection de vos renseignements personnels. Les employés et les fournisseurs de services de Dundee ont accès à vos renseignements personnels, car ils en ont besoin pour vous offrir les services demandés. La confidentialité et le respect de la vie privée étant d’une grande importance pour Dundee, celle-ci s’est dotée d’un code de déontologie par lequel tous ses employés sont tenus de protéger la confidentialité des renseignements personnels des clients. Chaque année, les employés reçoivent un exemplaire de la dernière version du code et ils sont tenus d’attester par écrit qu’ils s’y conformeront.

Vos renseignements peuvent être accessibles aux sociétés liées ou aux fournisseurs de services indépendants, mais aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Dundee ne vendra PAS vos renseignements personnels à qui que ce soit. Il se peut toutefois qu’elle communique certains renseignements aux fins suivantes :

  • Fournisseurs de services indépendants (y compris le courtier chargé de compte de Dundee). Dundee a recours à des fournisseurs de services indépendants qui offrent des services en son nom. Elle ne leur fournit que les renseignements dont ils ont besoin pour la prestation des services, dont le traitement de données, l’établissement de relevés et leur envoi aux clients, le stockage de documents ainsi que le graphisme. Il leur est interdit de divulguer ces renseignements à autrui et de les utiliser à des fins non liées aux services pour lesquels Dundee les a engagés.
  • Ententes de recommandations de clients. Dundee peut transmettre vos coordonnées à un tiers, et vice-versa, si elle a convenu une entente de recommandations avec celui-ci. Les communications de renseignements doivent être effectuées conformément au Règlement 31-103 sur les obligations et dispenses d’inscription.
  • Votre conseiller financier. Dundee partage vos renseignements personnels avec votre conseiller financier et le courtier auprès duquel celui-ci est enregistré.
  • Autres institutions. Il est possible que Dundee doive communiquer avec des institutions financières ou des sociétés de fonds communs de placement afin de réunir tous les renseignements nécessaires pour bien vous servir.
  • Exigences ou permissions de la loi. Dundee est tenue de divulguer des renseignements personnels en cas d’exigence de lois, règlements, ordonnances de cour, assignations, demandes valides, mandats de perquisition ou autres demandes ou enquêtes juridiquement valides. Il se peut aussi qu’elle divulgue des renseignements à ses comptables, vérificateurs, mandataires ou avocats relativement à l’exécution ou à la protection de ses droits légaux.
  • Organismes d’autoréglementation. Dundee divulgue des renseignements à des OAR, qui peuvent les utiliser pour réaliser leurs activités d’examen, de suivi, de vérification ou d’enquête à l’égard du respect de Dundee des règles en matière de valeurs mobilières. Les OAR peuvent à leur tour communiquer ces renseignements à des organismes de réglementation de valeurs mobilières, à des marchés réglementés, à d’autres OAR ou à des organismes d’application de la loi.
  • Restructuration de l’entreprise. Dans le cadre de sa croissance continue, il est possible que Dundee procède ultérieurement à une restructuration ou à une rationalisation de ses activités. Comme l’entreprise est fondée sur les relations entretenues avec ses clients, il se peut aussi qu’elle divulgue des renseignements personnels à des tiers dans le cadre d’un regroupement d’entreprises, d’une restructuration, d’un transfert ou du financement d’une partie de ses activités. Il est interdit à ces tiers de divulguer ces renseignements.
  • Bureau de crédit. Dundee peut transmettre vos renseignements personnels à d’autres prêteurs et bureaux de crédit

Accès

Vous pourrez accéder à vos renseignements personnels sur demande. Dundee vous fournira également la liste des tiers à qui vos renseignements personnels ont été divulgués. Il se peut que dans certains cas, Dundee ne soit pas en mesure de vous donner accès à certains renseignements, notamment i) s’ils font référence à d’autres personnes; ii) s’ils contiennent de l’information exclusive et confidentielle relativement à Dundee ou à ses sociétés affiliées; iii) s’ils ont été détruits ou coûtent trop cher à retracer

Exactitude des renseignements


Dundee doit veiller à ce que tous les renseignements personnels qu’elle détient à l’égard d’un dossier demeurent exacts, complets et à jour. Si un client démontre que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, ceux-ci seront dûment modifiés. Veuillez noter que Dundee peut seulement modifier les renseignements nécessaires aux fins prévues.

Stockage et protection des renseignements personnels

Vos renseignements personnels peuvent être conservés sur un microfilm ou encore en format électronique ou papier aux bureaux de Dundee, de ses sociétés affiliées ou de ses fournisseurs de services indépendants. Ils peuvent également être conservés hors site, dans des installations d’entreposage.

Veuillez noter que certains renseignements personnels peuvent être fournis, notamment à des fins de stockage, à des sociétés affiliées ou à des fournisseurs de services indépendants situés à l’étranger, notamment aux États-Unis d’Amérique, et peuvent par conséquent être accessibles aux gouvernements de ces pays (dont celui des États-Unis) si une ordonnance légale est donnée à cet effet.

Des mesures de sécurité sont en place pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés. Les mesures de sécurité de Dundee varient selon le degré de sensibilité des renseignements personnels : les plus sensibles sont les mieux protégés.

Transparence


Pour s’assurer que ses clients peuvent consulter l’information concernant les politiques et les pratiques qui s’appliquent à leurs renseignements personnels, Dundee la rend accessible sous plusieurs formats.

Demandes de renseignements et plaintes


Dundee est déterminée à mettre à la disposition de ses clients un processus de règlement des différends et de demandes de renseignements efficace, juste et attentif. Votre conseiller en placements devrait être en mesure de répondre à la plupart de vos questions sur les politiques et procédures de confidentialité de Dundee. Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements ou déposer une plainte concernant les pratiques de gestion des renseignements personnels de Dundee, écrivez à l’agent de la protection des renseignements personnels par courriel à privacy@dundeecapitalmarkets.com, par télécopieur à 416 865-3463 ou à l’adresse suivante :

Valeurs mobilières Dundee Ltée
1, rue Adelaide Est, bureau 2100
Toronto (Ontario)  M5H 3R3

À l’attention de l’agent de la protection des renseignements personnels

Dans la plupart des cas, l’agent de la protection des renseignements personnels se renseigne et donne suite à vos demandes dans les 30 jours. S’il n’est pas en mesure de respecter ce délai, vous serez avisé avant la fin de la période de 30 jours du moment auquel vous devriez recevoir une réponse. Les appels téléphoniques ne seront PAS acceptés. N’oubliez pas d’écrire vos nom, adresse, numéro de téléphone ainsi que tout renseignement relatif à votre demande de renseignements ou à votre plainte.

Sociétés étrangères affiliées


Veuillez noter que les dispositions contenues dans les présentes concernant les politiques et procédures de confidentialité de Dundee peuvent ne pas s’appliquer aux sociétés étrangères affiliées de Dundee, qui doivent respecter la législation nationale applicable.

1er mai 2013